Durée d’un séminaire d’entreprise : comment la déterminer ?

Déterminer la durée d’un séminaire d’entreprise est un point essentiel dans l’organisation d’un tel événement. Plusieurs facteurs sont à considérer pour une bonne gestion du temps, afin d’optimiser l’investissement de chacun et de tirer profit de ce rendez-vous entre collaborateurs.

Un lieu adapté pour une durée optimale

Qu’il soit organisé à proximité du lieu de travail ou non, votre séminaire doit avoir une durée qui ne soit pas trop longue afin de ne pas lasser vos collaborateurs. Toutefois, un séminaire trop court ne sera pas efficace.

En effet, si vous condensez toutes les activités et séances de travail sur un laps de temps trop court, vous risquez de démobiliser vos participants et donc de ne pas profiter de l’engagement de tous. D’autant que des temps de respirations et des moments informels sont nécessaires. Ces derniers sont notamment l’occasion de reformuler le propos de réunions et font partie intégrante de votre séminaire d’entreprise, donc de son succès.

Les lieux spécialement conçus pour les séminaires sont à privilégier. Cela évite les soucis de restauration ou d’hébergement, vous pouvez parfaitement gérer les retards de certains, et c’est aussi l’assurance de vous appuyer sur des personnes qui connaissent vos contraintes et sauront vous aider à gérer votre timing et vous apportez un non négligeable soutien logistique. Votre temps sera optimisé et vous et vos équipes pourront profiter des vertus du séminaire, mais aussi des infrastructures de détente du lieu qui vous accueillera.

Vous pouvez estimer la durée d’un séminaire en fonction de la distance

Si le lieu choisi se situe à 30 minutes du lieu de travail, une journée suffira. Vous pouvez bien entendu opter pour une durée sur deux ou trois jours si vous souhaitez élaborer une séminaire résidentiel afin de solliciter au mieux chacun des participants.

En revanche, si le lieu de votre séminaire se trouve à plus d’une heure de route, la norme est de 2 jours, idéalement 3 pour une déconnexion complète. Si le séminaire se déroule à l’étranger, le minimum est effectivement de trois jours.

N’oubliez pas de penser à demander si une arrivée la veille est possible pour le confort de chacun, surtout si vos collaborateurs viennent d’assez loin. Cela permettra notamment de démarrer les sessions de réunion dans les temps.

Choisir le bon moment, c’est optimiser la durée d’un séminaire d’entreprise

Évitez d’organiser votre séminaire pendant les vacances scolaires, les jours fériés, ou encore lors de grands rendez-vous sportifs. Vous risquez de ne pas pouvoir mobiliser l’ensemble des collaborateurs concernés par l’objet de votre séminaire. Privilégiez une date éloignée des vacances qui s’accordera à l’agenda des participants ou encore une date qui ne tombera pas dans une période où ils seront débordés.

A noter que si les vacances scolaires n’ont pas ou très peu d’impact sur la disponibilité de votre équipe, comme les vacances de la Toussaint qui sont les moins prisées des salariés en général, ces périodes plus calmes offrent la possibilité de bénéficier d’un lieu parfois en totale exclusivité. Ainsi, il est possible de gérer la durée d’un séminaire d’entreprise et mieux organiser les différentes activités avec plus de facilité.

C’est pourquoi il est important de consulter l’ensemble des personnes que vous conviez à votre séminaire d’entreprise, surtout si vous optez pour un séminaire résidentiel qui nécessite une absence prolongée sur plusieurs jours. Les lieux dédiés aux évènements d’entreprise vous permettent en général de poser des options, et éventuellement sur plusieurs dates afin que vous puissiez étudier sereinement la disponibilité de chacun et la faisabilité du séminaire.

Sur les périodes de haute saison n’hésitez pas à vous positionner sur une ou des dates le plus tôt possible, et ce même si votre projet de séminaire est encore loin d’être finalisé : cela vous évitera le stress de devoir trouver et choisir un lieu dans l’urgence et donc un peu par défaut.

Finalement, quelle est donc la durée idéale d’un séminaire ?

Cela dépend de différents facteurs. Il n’y a pas de durée parfaite pour qu’un séminaire soit réussi et efficace. L’implication de chacun de participants est centrale dans la réussite de votre événement. Pour déterminé la durée d’un séminaire d’entreprise, vous devez prendre en compte :

• le lieu du séminaire
• les objectifs fixés
• la date ou les dates prévues en fonction des disponibilités de chacun
• les séances de travail que vous souhaitez organiser
• et les activités proposées

En alternant avec justesse les séances de reflexion, de travail et les moments qui laisse place  la détente et au dépaysement, votre séminaire sera gravé dans la mémoire de vos collaborateurs, non seulement pour sa durée optimisée, mais aussi pour son bon déroulement et son impact positif sur le travail et la cohésion du groupe.

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