Quel repas de séminaire organiser ?

le 7 mars 2019 - par Groupe Moulin De La Forge

Organiser le repas de séminaire n’est forcément un casse-tête. Cependant devant la pléthore d’offres, on ne sait pas toujours faire un choix. Nous avons listé pour vous quelques principes et des idées d’organisation à respecter en amont pour que votre séminaire, y compris les moments informels et de convivialité, soit une réussite complète. Ces moments informels sont par ailleurs en interne bien souvent relayés par les participants !

Le choix d’un repas de séminaire qui est fonction du nombre

A l’évidence, le nombre de participants est une notion importante à prendre en compte.

Sur des projets de séminaire entre 50 et 200 participants. Le prestataire hôtelier doit avoir la capacité de gérer le nombre de participant sur un laps de temps réduit, de fait il est recommandé de choisir un prestataire dédié aux évènements d’entreprise et aux formations. Voyez les références et questionnez-le sur le nombre de couverts maximum qu’il est en capacité de réaliser. Car même si ce n’est pas le seul critère sur lequel on juge la réussite d’un séminaire, la fluidité du service et de la cuisine, surtout lorsque la charge de travail pendant le séminaire est dense est primordiale. L’aspect organisation ne doit évidement pas laisser de côte la convivialité et le charme des cadres qui vous seront proposés, idéalement privatifs pour le confort des convives. Enfin, en privilégiant un lieu avec son propre chef traiteur, et du fait maison, vous aurez l’assurance de produits travaillés avec soin et par ailleurs la possibilité d’échanger avec lui ou elle pour exprimer vos envies et vos contraintes !

Repas assis ou debout ? Buffet ou assis ?

Selon la forme du séminaire, et donc les objectifs, on retiendra une formule différente.

Si vous êtes nombreux, la formule à privilégier est souvent un apéritif de bienvenue debout et un buffet pour le déjeuner pour des raisons de rythme, de fluidité et de convivialité. Cependant selon les habitudes de vos équipes, il est intéressant de savoir si vous avez la possibilité d’opter malgré tout pour un repas servi à l’assiette. C’est intéressant lorsque les personnes se connaissent déjà, mais ne se voient pas souvent par exemple. Lors de plus petits séminaires type Codir, assurez-vous qu’un service à l’assiette est prévu pendant le séjour et des exemples de menus que le chef pourra proposer.

Formule buffet

Cette formule est confortable et permet des échanges entre les convives. Cela offre l’avantage d’un déjeuner adapté au planning parfois serré des séminaires et d’une cuisine variée, composée d’une diversité d’entrée et de plats.  D’autant plus apprécié lorsque le séminaire a lieu aux beaux jours et que vos équipes bénéficient par exemple d’une terrasse privative, dans un cadre chaleureux et naturel.

Formule cocktail

La formule cocktail est primée pour les repas de séminaire plus légers et moins formels. De fait, cela sera plus facile à mettre en place. C’est souvent composé de pièces sucrées ou salées ou de verrines. Des formules cocktails plus complètes proposent aussi souvent le choix de quelques plats chauds en plus. La formule est agréable, mais il n’y a souvent pas ou peu de chaises et le plus souvent des mange-debout. Cela nécessite que les personnes soient disposées à rester debout un certain temps. Lorsque vous optez pour un cocktail dinatoire ou déjeunatoire, il en faut pas oublié de tenir compte de vos participants, cela est peu recommandé après un team building ou un long voyage afin de ne pas épuiser les participants.

Formule à l’assiette

Au fil du séminaire, essentiellement lors des soirées, vous pourrez privilégier au moins un repas servi à l’assiette. Ceui-ci offrira une cuisine un petit plus gastronomique et viendra ponctuer ou conclure une intense journée de travail ou de team building. Là encore, un menu unique et si possible l’ensemble des boissons comprises dans votre forfait simplifiera l’organisation sans que soit négligé la qualité, et permettra à tous de profiter d’un repas de séminaire qui offrira une soirée de détente, et de cohésion.

Quid des allergies et des particularités alimentaires

Aujourd’hui les tendances et les contraintes alimentaires de vos participants doivent être considérés pour que nul n’ait l’impression de sentir mis de côté. Si vous optez pour un lieu avec un chef, il saura assurément répondre aux différentes demandes. Votre interlocuteur, lors de la préparation de votre séjour, notamment si vous optez pour des maisons dont le métier est le séminaire d’entreprise, vous demandera de vérifier les régimes alimentaires de vos participants.

Il n’y a aucune obligation à se conformer à un style d’alimentation ou de cuisine en particulier.

Cependant en fonction du thème du séminaire, de la topologie des participants, il peut être agréable d’avoir des propositions alternatives pour les allergies ou les particularités alimentaires. Lors d’un repas de séminaire, quelques plats adaptés sont toujours la marque d’une considération des participants. De la même manière selon le thème du séminaire vous devez avoir la possibilité de demander des repas associés, tel des repas bio, ou selon la saison au coin du feu !

A vous de choisir la formule qui vous ressemble, en tenant compte de la topologie des participants. N’oubliez pas de questionner sur les allergies ou intolérances et n’oubliez pas les pauses gourmandes en dehors des réunions de travail ou après des activités. Dans tous les cas, optez pour un lieu et un cadre qui vous offriront la flexibilité nécessaire au bon déroulé de votre séminaire.

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